为满足学科建设、出版机构和研究者需要，近年来明清地方档案的整理与出版如雨后春笋般涌现出来。在充分肯定这些成绩的同时我们也注意到，由于缺少完备的行业规范与约束机制，导致明清地方档案的整理方式与出版成果良莠不齐。当前，数字化的文献整理一时还难以全面展开，纸质出版仍是主要方式，文献整理和出版至少可从以下三个方面加强管理与规范。

　　以案卷为单位，按“件”整理

　　上个世纪，对《巴县档案》《宝坻档案》等地方档案的整理，只做了案卷级的著录和标引，完成了案卷目录，而未涉及卷内每份文件。而现在对一些历史档案的文件级整理，却隐去了案卷标题，以致在利用时只能通过某一件文件的档号去查阅同一卷档案，十分不便。而在档案整理过程中实行“以案卷为单位，按件整理”，能够有效解决这些问题。“以案卷为单位，按件整理”，是指档案整理首先要保留案卷的形式，在此基础上厘清卷内的文件数量。经整理的目录同时需有案卷目录和卷内文件目录，卷内文件目录就是文件级目录。这种整理方式对于保存档案原貌、进行研究、撰写题名、开展数字化工作等都具有重要的意义。

　　目前，对一些重要档案的数量介绍，多是“余件”“多件”之类的模糊表述。一些整理成果和出版品多将本为数件的档案合并为一件，或将本为一件的档案拆分为数件，其根源在于对“件”的内涵不明确。何为“件”？即归档文件的数量单位，与我们说的一份、两份的“份”是一样的，一件文件就是一个单份文件。在整理过程中，有些比较容易判定，譬如一份完整的词讼状、札文。但也会遇到一些比较复杂的情况，试举几例：例如《孔府档案》第60卷“本府处理公务稿簿”保存了孔府在明万历十八、十九两年处理公务的文稿，按常规整理，一般统计为一册（卷）而不再分件，但这样处理的问题在于：一是检索不到这两年孔府处理公务的数量与类型；二是如果“件”的数量未知，以后数字化时还得重新处理。而去分件时，又会发现一张纸上抄录有数个不同文种且不同时间的档案（此现象在其他档案中也常见），这与我们通常所看到的“单独成页”的情况完全不同。那么，究竟如何分件呢？笔者认为，尽管在一页纸上，当以一个事由或内容认定为一件为妥，否则在撰写题名时也会纠缠不清。在出版时也应切割为数件为佳。同时，需对稿簿下分件、同页切割的情况添加“说明性文字”，以反映档案的原貌——其实，这里的“簿册”与文件登记簿、鱼鳞图册、归户册一类不同（参见《巴县礼房接词簿一册》，《巴县档案》6—7—1716，宣统元年四月），册内每份材料相对独立，相当于“案卷”，只是古人采用了装订成册的组织方式罢了；又如在《孔府档案》中，同一内容有草稿、定稿等形制，有人认为草稿不具备法律凭证作用，只保留定稿就可，实则不然。因为内容虽一样，但成文却有先后之分，外观特征也有较大差异（如草稿删改多，字迹往往比较潦草，也无盖章、画行），而这恰是我们研究文书流转的重要文献，所以应该完整保留，各为1件（这里，笔者不赞同《归档文件整理规则》〔DA/T22—2015〕所载“正本与定稿为一件”的规定）；再如，在《南部档案》的整理过程中，我们也常会遇到一件诉讼状上附作为证据的“粘单”，这件粘单如何处理呢？在笔者看来，粘单单独计一件为好，否则其内容就无法检索。同时为体现其与诉讼状的关联性，将之标注为诉讼状的附件为佳。

　　其实，一个案卷“件”的数量统计准确性还与当初“案卷”的整理质量有关。在档案整理过程中，我们经常会发现卷面标注的是某一案由，但里面装的却有与之不相关的两个或多个不同的事件，或者一个案件散布在几个卷宗里。遇到此类“串卷”现象，在不能另编案卷号的前提下，以归并为妥。对于不能归并的，在此卷下另行排列，同时撰写说明予以区分。比如明代《孔府档案》第6卷“成化年间修刊孔氏宗谱（一）”与第7卷“成化年间修刊孔氏宗谱（二）”，先前的整理者整理为2卷2件，这是由于纸质档案整理时受每卷的厚度限制造成的。现在统计时当归并为1卷1件；又如清代《南部档案》第5-279卷，按卷面所写，档案应是“民人王朝忠等具告何中瑄等私设霸市一案”的相关内容，但前4件档案完全与此案无关。这4件若找不到所属案卷，当在此卷下单独归为一类，添加题名。对于这些更改，都需在凡例中有明确的交代，并在调整卷中分别作说明。如此等等，都需要我们去研究，并加以明确。

　　文件题名撰写基本要素须完备

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